Fator R: quanto paga uma empresa de software no Simples Nacional

A maioria das startups de software começa no Simples Nacional, o regime de impostos das micro e pequenas empresas, com receita de até R$ 4,8 milhões por ano. Mas a conta muda muito conforme uma regra pouco conhecida: o fator R.

Ele decide se a empresa paga pelo Anexo III da Lei Complementar 123/2006, com alíquota inicial de 6%, ou pelo Anexo V, que começa em 15,5%. A diferença pode passar de dezenas de milhares de reais por ano.

Como se calcula o fator R

O fator R é a folha de pagamento dos últimos 12 meses dividida pela receita bruta do mesmo período. Na folha entram salários, pró-labore dos sócios, a contribuição previdenciária patronal e o FGTS. Distribuição de lucros não conta.

Com resultado igual ou maior que 28%, a empresa paga pelo Anexo III. Abaixo disso, pelo Anexo V. A conta é refeita todo mês, e a empresa pode mudar de anexo de um mês para o outro.

A regra vale para o desenvolvimento e o licenciamento de software, a consultoria, a engenharia, o design, a pesquisa e outros serviços técnicos. Quem acabou de abrir a empresa, inclusive pelo Inova Simples, calcula o fator R com os meses de atividade que já tem.

As alíquotas da tabela são nominais. A alíquota efetiva sai de uma fórmula que desconta um valor fixo de cada faixa, e por isso fica sempre abaixo da nominal, exceto na primeira faixa.

Quanto muda no imposto

Um exemplo mostra o peso da regra. Uma empresa de software fatura R$ 600 mil em 12 meses, R$ 50 mil por mês. Pelo Anexo III, a alíquota efetiva é de 10,56%, e o imposto do mês fica em R$ 5.280.

Pelo Anexo V, a alíquota efetiva sobe para 17,85%, e o imposto mensal, para R$ 8.925. A diferença é de R$ 3.645 por mês, ou R$ 43.740 por ano.

Para ficar no Anexo III, essa empresa precisa de folha de pelo menos R$ 168 mil em 12 meses, ou R$ 14 mil por mês. Muitas chegam lá contratando pela CLT ou ajustando o pró-labore dos sócios, que paga contribuição ao INSS e Imposto de Renda na pessoa física.

O aporte de quem investe na empresa não conta como receita. Pela Lei Complementar 123/2006, o capital do investidor-anjo fica fora do cálculo do enquadramento no Simples.

Acima de R$ 3,6 milhões de receita, o ISS passa a ser pago por fora da guia única. Acima de R$ 4,8 milhões, a empresa sai do Simples e vai para o lucro presumido ou o lucro real, onde pode usar incentivos como a Lei do Bem.

Em 2027, a reforma tributária troca o PIS e a Cofins pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). O IBS, imposto que vai substituir o ICMS e o ISS, entra com alíquota de teste. As alíquotas do Simples seguem as mesmas, e o fator R continua valendo.

A novidade é uma escolha. Pela Lei Complementar 214/2025, a empresa do Simples pode recolher o IBS e a CBS por fora da guia única, pelo regime regular, sem sair do Simples. Assim, os clientes que são empresas aproveitam o crédito integral desses tributos.

A opção vale por semestre. Para o primeiro semestre de 2027, o prazo terminou em 30 de outubro de 2026, e quem optou pode desistir de 3 de novembro a 20 de dezembro. Quem não optou recolhe tudo na guia única e pode rever a escolha para o segundo semestre.

A escolha compensa mais para quem vende a outras empresas, que usam o crédito. Para quem vende ao consumidor final, a guia única costuma sair mais barata e mais simples de manter.